合作交流
COLLABORATION
合作交流

国际会议

国际会议是指在华举办的、有两国及以上代表参加的学术会议和合作项目中的工作会议。举办国际会议需向学校管理部门申报。

申报程序

一.预报

每年3月和10月,学校内各单位向科研处预报当年7-12月和次年1-6月拟举办的国际会议信息。国外代表在30人以下的一般性国际会议不需预报;重大国际会议*必须要提前一年预报。

二、申报

1、一般性国际会议,举办单位应在对外承诺前三个月将申请举办会议的报告通过公文系统报学校科研处和国际交流处。举办重大国际会议则需要在对外承诺前六个月申报。

2、申请报告应包括以下内容:国际会议的中英文全称;举办日期、会期、地点;主办(或合办、协办、委托承办)单位名称(国外单位应注明中外文全称);会议规模,包括中方代表人数(含港澳台代表人数)和国外代表人数;经费来源;会议的主题、议题和主要内容;举办会议的必要性、预期达到的目的;会议主要承办人姓名、单位职务、电话号码(办公和移动电话);

3、申请报告的附件应包括:中文版会议日程、(主要)中方及外方参会人员名单,除姓名可用英文外,所在单位和职务均需翻译为中文。

三.申报国际会议的注意事项:

4、关于跨地区举办会议。原则上不得跨地区举办国际会议,如确有必要需获得会议举办地省市政府外事办公室出具的同意函,同时说明异地办会理由。

5、关于与国外机构合办的会议。与境外国际组织、机构联合举办国际会议,需要提供该机构的背景资料,其需要了解该机构的对华态度及对台湾省的称谓是否正确。可登陆该机构的网站,打印网页并提交。

6、关于邀请国家部委领导人及国外政要与会。原则上不邀请国家领导人出席会议和参加相关礼仪活动。特殊情况需要领导人与会的,需在会议申报材料中注明联系事宜的时间及情况,根据情况逐案报批。原则上不邀请外国政要、前政要及外国驻华使(领)馆人员参加国际会议,如确有必要邀请,则需经学校和教育部批准同意后,方可向对方确认。

7、关于承办系列会议。如果会议是某协会或国际组织的系列会议,应说明该协会或国际组织的情况,尤其需要了解该机构的对华态度及对台湾省的称谓是否正确。除此以外还应说明前几届会议情况。如果会议是由几所大学或若干学者商定定期举办的系列会议,也应写清设立系列会议的背景、时间和主要目的等。


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